Offertes bijhouden in Excel met een helder overzicht
Offertes bijhouden in Excel? Download ons gratis voorbeeld met BTW-berekening, status, vervaldatum en verwachte omzet.
Geen registratie nodig
Interactieve preview: Deze weergave toont de hoofdstructuur van het sjabloon. Het downloadbestand bevat alle geautomatiseerde formules, dynamische grafieken, voorwaardelijke opmaak en aanvullende werkbladen.
Met deze Excel-spreadsheet voor offertes houd je offertegegevens centraal bij. Het sjabloon bevat onder meer offert 번호, klantgegevens, offertedatum, vervaldatum, bedragen exclusief en inclusief BTW, status, kanspercentage, verwachte omzet en het aantal dagen tot vervaldatum.
Wie meerdere offertes tegelijk uit heeft staan, kent het probleem: informatie staat verspreid in mailboxen, losse documenten en notities. Daardoor is het lastig om snel te zien welke klant nog een reactie nodig heeft, welke offerte bijna verloopt en hoeveel omzet er werkelijk in de pijplijn zit. Een gemiste opvolging kan uiteindelijk net zo vervelend zijn als een rekenfout.
Wij hebben dit overzicht ontwikkeld voor ondernemers, zzp’ers en kleine verkoopteams die offertes bijhouden in Excel zonder meteen een uitgebreid CRM-systeem te willen aanschaffen. Ons team heeft de belangrijkste gegevens samengebracht in één praktisch werkblad. Je ziet niet alleen de basisinformatie, maar ook automatisch berekende waarden zoals het bedrag inclusief BTW, de verwachte omzet en de resterende looptijd.
De spreadsheet is bewust overzichtelijk gehouden. Je vult zelf de offertegegevens in, kiest een passende status en geeft een realistische kansinschatting. Zo ontstaat een betrouwbaar verkoopoverzicht waarmee je betere keuzes maakt en opvolging niet langer aan het toeval overlaat.
Waarom dit sjabloon?
- Zie in één overzicht welke offertes concept, verzonden of geaccepteerd zijn.
- Laat het bedrag inclusief BTW en de verwachte omzet automatisch berekenen.
- Houd vervaldata in de gaten dankzij het aantal dagen tot de uiterste geldigheidsdatum.
- Krijg beter inzicht in je verkoopkansen door per offerte een kanspercentage vast te leggen.
- Werk gestructureerd met klantgegevens, contactpersonen, omschrijvingen en offertedata op één plek.
Zo gebruik je dit sjabloon
Begin op het werkblad Offertes met één regel per offerte. Vul het offertenummer, de klantnaam, plaats, contactpersoon, datum van de offerte en vervaldatum in. Gebruik bij voorkeur een vaste nummering, zoals OF-2026-001, zodat je een offerte later eenvoudig terugvindt in je administratie.
Voeg daarna een korte maar herkenbare omschrijving toe en vul het bedrag exclusief BTW in. Controleer het BTW-percentage voordat je verdergaat; voor veel zakelijke diensten en producten is 21% gebruikelijk, maar de juiste behandeling hangt af van jouw situatie. De spreadsheet berekent vervolgens het bedrag inclusief BTW.
Kies bij Status de actuele fase, bijvoorbeeld Concept, Verzonden of Geaccepteerd. Vul ook de kans in waarmee je verwacht dat de offerte opdracht wordt. De kolom Verwachte omzet helpt je vervolgens om niet alleen naar het totale offertebedrag te kijken, maar naar de omzet die op basis van je inschatting waarschijnlijker is. Controleer ten slotte regelmatig de kolom Dagen tot vervaldatum en plan opvolging voordat een offerte verloopt.
Handige functies
Waarom offertes bijhouden in Excel zoveel overzicht geeft
Offertes bijhouden in Excel is vooral waardevol wanneer je bedrijf groeit, maar een uitgebreid CRM-systeem nog niet nodig is. In de praktijk begint een ondernemer vaak met een map op de computer, een mailbox en misschien een lijstje in een notitie-app. Zolang er maar enkele offertes openstaan, lijkt dat werkbaar. Zodra meerdere klanten tegelijk wachten op een voorstel, wordt het moeilijker om te onthouden wanneer je moet nabellen, welke versie de laatste is en welke bedragen nog openstaan.
Met een centraal Excel-overzicht werk je vanuit één bron. Elke offerte krijgt een eigen nummer en bevat dezelfde vaste gegevens: klant, contactpersoon, datum, geldigheidsduur, omschrijving en bedrag. Daardoor kun je sneller filteren en controleren. De kolom Status maakt bovendien direct duidelijk welke offertes nog aandacht nodig hebben. Een concept vraagt om afronding, een verzonden offerte vraagt om opvolging en een geaccepteerde offerte kan worden overgedragen aan de uitvoering of facturatie.
Wij hebben bij de ontwikkeling bewust gekozen voor een praktische indeling in plaats van een ingewikkeld systeem met veel velden die niemand invult. Een goed offerteoverzicht werkt namelijk alleen als het dagelijks gebruikt wordt. Door de automatische berekeningen blijft de administratie overzichtelijk en verklein je de kans op vergissingen bij BTW, verwachte omzet en vervaldata.
Diezelfde praktische indeling past ook goed bij klantopvolging in Excel, waar je contactmomenten en openstaande acties naast elkaar houdt.
Offertebeheer met BTW, vervaldatum en kanspercentage
Een offerteoverzicht moet meer doen dan alleen bedragen opsommen. Daarom bevat ons Excel-voorbeeld ook velden die helpen bij de commerciële opvolging. Het bedrag exclusief BTW is doorgaans het uitgangspunt voor je prijsopbouw. Vanuit het ingevulde BTW-percentage wordt het bedrag inclusief BTW berekend, zodat je de klantcommuniceert over een duidelijk totaalbedrag. Controleer wel altijd of het gekozen tarief past bij je product, dienst of klant. Niet iedere transactie valt onder hetzelfde BTW-regime.
De vervaldatum is minstens zo belangrijk. Een offerte die te lang openstaat, kan zijn geldigheid verliezen doordat prijzen, capaciteit of afspraken veranderen. De kolom met dagen tot vervaldatum maakt zichtbaar welke voorstellen binnenkort actie nodig hebben. Plan bijvoorbeeld wekelijks een vast moment om offertes met een korte resterende looptijd te controleren.
Het kanspercentage geeft ten slotte een realistischer beeld van je verkoopvooruitzicht. Een offerte van € 10.000 met 20% kans vertegenwoordigt in de prognose niet hetzelfde als een offerte van € 5.000 met 90% kans. De kolom Verwachte omzet helpt je om die nuance mee te nemen. Gebruik geen standaardpercentage voor alles, maar baseer je inschatting op concrete signalen zoals een vervolggesprek, budgetbevestiging of duidelijke koopintentie.
Voor die wekelijkse controle past een weekplanning goed naast je offerteoverzicht, zodat je vaste momenten reserveert voor opvolging en prioriteiten.
Offertes opvolgen voor zzp’ers en kleine bedrijven
Voor zzp’ers en kleine bedrijven is consequent opvolgen vaak een van de eenvoudigste manieren om meer opdrachten uit bestaande aanvragen te halen. Toch schiet het er snel bij in wanneer je tegelijk aan projecten werkt, facturen verstuurt en klantvragen beantwoordt. Met deze spreadsheet zie je in één oogopslag welke offertes verzonden zijn en welke vervaldatum daarbij hoort. Dat maakt het makkelijker om een concrete opvolgactie in te plannen.
Stel bij iedere offerte een volgende actie voor jezelf vast. Dat kan een telefoontje zijn, een e-mail met een aanvullende toelichting of een korte controle of de klant nog vragen heeft. Noteer belangrijke informatie eventueel in de omschrijving of gebruik de offertegegevens als basis voor een aparte actielijst. Houd de status actueel; een verouderde status maakt elk overzicht onbetrouwbaar.
De spreadsheet past bij verschillende sectoren. Een webbureau kan websiteontwikkeling en hosting vastleggen, een adviseur kan advieswerkzaamheden per periode beheren en een aannemer kan verschillende bouwfasen als afzonderlijke offertes registreren. Ook voor onderhoudscontracten, zakelijke trainingen en interieurprojecten werkt dezelfde structuur goed. Let bij persoonsgegevens op de AVG: bewaar alleen gegevens die je nodig hebt en deel het bestand niet onbeveiligd met onbevoegden.
Tips van ons team voor een betrouwbaar offerteoverzicht
De kwaliteit van een offerteoverzicht hangt minder af van het aantal kolommen dan van de afspraken die je ermee maakt. Wij adviseren om vanaf het begin één vaste schrijfwijze te gebruiken voor klantnamen, statussen en datums. In Nederland is het handig om datums consequent als dag-maand-jaar te bekijken, bijvoorbeeld 21-07-2026, zolang Excel de waarden ook echt als datum herkent. Een datum die als tekst is opgeslagen, kan problemen geven bij berekeningen met vervaldagen.
Gebruik daarnaast unieke offertenummers en pas die achteraf niet zomaar aan. Zo blijven je e-mail, PDF, opdrachtbevestiging en administratie naar hetzelfde document verwijzen. Werk je met meerdere mensen, spreek dan af wie de status bijwerkt en wanneer een offerte definitief geaccepteerd is. Dat voorkomt dat een mondeling akkoord blijft staan als ‘Verzonden’.
Wij raden ook aan om regelmatig een back-up te maken en de bestandsnaam duidelijk op te bouwen. Sla geen onnodige medische, financiële of andere gevoelige persoonsgegevens op in dit overzicht. Voor offertes aan consumenten of zakelijke klanten is het bovendien verstandig om voorwaarden, geldigheidsduur, leveringsomvang en BTW-vermelding in de offerte zelf helder te formuleren. Het Excel-bestand ondersteunt je proces, maar vervangt geen juridisch of fiscaal advies.
Tot slot: kijk niet alleen naar het totale bedrag. Een grote offerte met een lage kans kan minder belangrijk zijn dan een kleinere opdracht die bijna rond is. Door status, vervaldatum en kanspercentage samen te bekijken, ontstaat een veel beter beeld van waar je vandaag je tijd aan besteedt.
Veelgestelde vragen
Over dit sjabloon
Ja. Je kunt iedere offerte op een aparte regel toevoegen en zo een doorlopend overzicht opbouwen. Vul per regel de klantgegevens, datum, vervaldatum, omschrijving, bedragen, status en kans in. Door met vaste offertenummers te werken, blijft het eenvoudig om een specifieke offerte terug te vinden. Bij een groter team is het verstandig om af te spreken wie nieuwe offertes toevoegt en wie de status bijwerkt.
De verwachte omzet is gebaseerd op het offertebedrag en het ingevulde kanspercentage. Een offerte van bijvoorbeeld € 8.000 met een kans van 50% telt in de prognose mee als € 4.000 verwachte omzet. Dit is geen garantie op inkomsten, maar een hulpmiddel om je pijplijn realistischer te beoordelen. Pas het percentage aan wanneer je nieuwe informatie krijgt van de klant.
Controleer eerst of de klant nog vragen heeft en of de aangeboden prijs, planning en voorwaarden nog actueel zijn. Neem vervolgens tijdig contact op en werk de status bij. Als je een nieuwe geldigheidsduur afspreekt, pas je de vervaldatum aan volgens je eigen administratieve afspraken. Houd wijzigingen traceerbaar in de offerte of communicatie met de klant, zodat later duidelijk is welke versie geldig was.
Ja, je kunt het bestand aanpassen aan je eigen werkwijze. Voeg bijvoorbeeld een extra status toe zoals Afgewezen, Gewonnen of Verloren. Controleer bij wijzigingen aan keuzelijsten en formules wel of alle verwijzingen blijven werken. Voor BTW geldt dat je altijd het tarief moet gebruiken dat op jouw transactie van toepassing is. Bij twijfel over Nederlandse of internationale BTW-regels kun je het beste je boekhouder of belastingadviseur raadplegen.
Ja! Al onze spreadsheets zijn 100% gratis. Je kunt ze downloaden, gebruiken en zelfs aanpassen voor je bedrijf of persoonlijk gebruik zonder enige kosten.
662+ gebruikers gingen je voor
Geen e-mailadres of registratie vereist