Boekhouden in Excel voor ZZP’ers – onze gratis sheet
Gratis ZZP-boekhouden in Excel. Inkomsten, uitgaven en BTW per kwartaal met helder overzicht en grafieken.
Geen registratie nodig
Interactieve preview: Deze weergave toont de hoofdstructuur van het sjabloon. Het downloadbestand bevat alle geautomatiseerde formules, dynamische grafieken, voorwaardelijke opmaak en aanvullende werkbladen.
Herkenbaar? Bonnetjes die rondslingeren, factuurnummers die niet lekker doorlopen en dan die BTW-deadline die ineens voor de deur staat. Boekhouden voelt als gedoe wanneer je gewoon wilt ondernemen.
Precies daarom hebben wij bij Excel Handig een praktische Excel-boekhoudsheet voor ZZP’ers ontwikkeld. Geen overbodige knoppen, geen abonnement. Gewoon een heldere structuur met de tabbladen Inkomsten, Uitgaven, BTW Berekening, Overzicht en Instructies. Wat je niet nodig hebt, zit er niet in. Wat je wél nodig hebt, werkt direct.
We hebben dit sjabloon gebouwd vanuit tientallen gesprekken met zelfstandigen: van webdesigners tot coaches en bouwers. Iedereen wil hetzelfde: snel registreren, automatisch totalen en BTW, en een overzicht dat klopt met de eisen van de Belastingdienst.
Open de sheet en je ziet het meteen: gele invoervakken, blauwe totalen, duidelijke kolomnamen (Datum, Factuurnummer, Klant, Omschrijving, Bedrag excl. BTW, BTW %, BTW Bedrag, Totaal incl. BTW). De rest berekenen wij voor je. Rust in je administratie, meer tijd voor klanten.
Waarom dit sjabloon?
- BTW-aangifte per kwartaal in minuten dankzij automatische totalen
- Doorlopende factuurnummers en correcte datumformaten voor de Belastingdienst
- Helder overzicht van omzet, kosten en resultaat met grafieken
- Werkt met Nederlandse BTW-tarieven (21%, 9%, 0%) en KOR-vriendelijk
- Deelbaar met je boekhouder: filter, exporteer en klaar
Zo gebruik je dit sjabloon
Begin op het tabblad Instructies. We leggen kort uit waar je wat invult. Daarna ga je naar Inkomsten: voer per factuur de datum, factuurnummer, klant, omschrijving en het bedrag exclusief BTW in. Kies het juiste BTW % (21%, 9% of 0%) en laat de sheet automatisch het BTW-bedrag en het totaal incl. BTW berekenen. Voor je kosten doe je hetzelfde op Uitgaven: datum, leverancier, omschrijving, bedrag excl. en BTW %. Klaar? Kijk op Overzicht voor je omzet, kosten en resultaat, inclusief eenvoudige grafieken. En wanneer de BTW-aangifte eraan komt, open je BTW Berekening en filter je op het kwartaal. Tip van ons: werk wekelijks bij, hou je factuurnummers doorlopend (bijv. 2024-0001) en maak per kwartaal een kopie van het bestand als archief.
Handige functies
Hoe werkt boekhouden in Excel als ZZP’er?
Boekhouden in Excel als ZZP’er draait om structuur. Wij hebben de basis zo eenvoudig mogelijk gemaakt: je registreert elke inkomstenfactuur met datum, doorlopend factuurnummer, klant, omschrijving en bedrag exclusief BTW. Vervolgens kies je het juiste BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en de sheet rekent automatisch het BTW-bedrag en het totaal inclusief BTW uit. Voor uitgaven werkt het identiek: datum, leverancier, omschrijving, bedrag en het BTW-percentage. Zo ontstaat een consistente, controleerbare administratie.
Waarom is dat belangrijk? De Belastingdienst let op doorlopende factuurnummering, correcte datumregistratie en juiste BTW-tarieven. Met onze opzet voorkom je losse lijstjes en fouten in formules. Bovendien sluit de opbouw aan op hoe je je BTW-aangifte invult: omzet en BTW over je verkopen en BTW op je inkoop/kosten. Op het tabblad Overzicht zie je meteen hoe je kwartaal ervoor staat, zodat je niet schrikt aan het einde van de periode.
Onze tip: plan elke week 15 minuten voor je Excel. Zet een herinnering in je agenda, scan of fotografeer bonnen en vul ze direct in. Zo hou je grip, zonder dat boekhouden je werkdag overneemt. En heb je een accountant? Deel het bestand of exporteer de tabbladen naar CSV; iedereen begrijpt deze structuur.
BTW-aangifte (21%, 9%, 0%) en KOR in Excel
De kern van boekhouden in Excel voor ZZP’ers is de BTW. In Nederland werk je meestal met 21% (algemeen), 9% (o.a. voedsel, boeken, sommige diensten) of 0% (bijvoorbeeld bij vrijstellingen of specifieke situaties). In onze sheet selecteer je simpelweg het juiste tarief per regel. Het tabblad BTW Berekening telt de omzet en BTW per periode bij elkaar op, zodat je in je aangifte precies weet wat je moet invullen.
Werk je onder de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan factureer je zonder BTW. Praktisch: zet in Inkomsten het BTW % op 0% en zorg dat je factuurtekst vermeldt dat je deelneemt aan de KOR. Onze berekening komt dan logisch op nul af te dragen BTW uit. Let wel: KOR betekent ook geen BTW op kosten terugvragen; voer uitgaven dan met 0% in, zodat je resultaat realistisch blijft.
Heb je te maken met verlegde BTW of intracommunautaire prestaties? Noteer dit duidelijk in de omschrijving (bijv. “BTW verlegd art. 12, 196 EU”) en bewaar de onderliggende facturen. Omdat Excel flexibel is, kun je desgewenst een extra kolom ‘BTW-toelichting’ toevoegen. Het belangrijkste is consistentie: één regel per factuur, correct tarief, en elk kwartaal dezelfde werkwijze. Zo is je aangifte in enkele minuten gedaan.
Van factuur tot rapportage: overzicht voor je accountant
Wanneer je administratie netjes in Excel staat, wordt rapporteren eenvoudig. Op het tabblad Overzicht zie je de kerncijfers: omzet, kosten en resultaat, aangevuld met eenvoudige grafieken die trends per periode zichtbaar maken. Handig bij gesprekken met je accountant of wanneer je je uurtarief wilt herijken. Je kunt snel filteren op maand of kwartaal en zo de BTW-periodes spiegelen aan je aangifte.
Onze ervaring: accountants waarderen het wanneer gegevens consequent zijn vastgelegd. Gebruik daarom een vaste opmaak voor factuurnummers (bijvoorbeeld 2024-0001, 2024-0002 enzovoort) en beschrijf werkzaamheden kort maar herkenbaar. Leveranciers bij Uitgaven noteer je zoals op de bon/factuur. Wil je delen? Exporteer de tabbladen naar CSV of PDF, of stuur gewoon het Excel-bestand. Omdat wij met duidelijke kolomnamen werken, kost het je accountant minder tijd om te controleren. Dat scheelt jou weer in de kosten.
Nog een praktische tip: maak per kwartaal een kopie van het bestand en bewaar die in een map “Archief 2024 Q1”, “Q2”, enzovoort. Zo kun je altijd terug naar de stand van toen je aangifte deed, en hou je versies overzichtelijk gescheiden.
Veelgemaakte fouten bij boekhouden in Excel (en hoe wij ze voorkomen)
Na jaren werken met ZZP’ers zien we steeds dezelfde fouten terug. Ten eerste: verkeerde datumformaten. In Nederland is dd-mm-jjjj gangbaar; Excel kan echter soms mm-dd-jjjj interpreteren. Onze sheet gebruikt Nederlandse datuminstellingen en duidelijk gelabelde datumkolommen, maar controleer bij import altijd even of de weergave klopt.
Ten tweede: BTW-bedragen handmatig uitrekenen. Dat nodigt uit tot afrondingsverschillen. Daarom berekenen wij BTW automatisch op basis van het door jou gekozen percentage. Derde fout: factuurnummers die niet doorlopen. Stel een patroon in (jaar-nummer) en houd je eraan. De Belastingdienst kan hierop controleren.
Ook zien we dat bonnetjes achteraf lastig te koppelen zijn. Los dit op met routine: vul een uitgave meteen in, maak een foto van de bon en sla die op met dezelfde datum/leverancier in je mapstructuur. Tot slot: maak back-ups. Zet je Excel in OneDrive, iCloud of Google Drive zodat je versiebeheer en automatische back-ups hebt. Kleine discipline, groot effect. En mocht je specifieke wensen hebben (extra kolom voor project of kostenplaats), voeg die toe – dat is nu juist het voordeel van Excel: flexibel, inzichtelijk, van jou.
Veelgestelde vragen
Over dit sjabloon
Ja. Je registreert inkomsten en uitgaven met het juiste BTW-tarief en bekijkt in het tabblad BTW Berekening de totalen per periode. Filter op Q1, Q2, Q3 of Q4 en je ziet in één oogopslag je omzet, verschuldigde BTW en (indien van toepassing) voorbelasting. Kopieer de cijfers naar je BTW-aangifte en bewaar de onderliggende facturen/bonnen als bewijs.
Ja, dit is Excel – jij bepaalt. Voor BTW gebruik je in Nederland doorgaans 21%, 9% of 0%. Heb je specifieke situaties (vrijstelling, verlegd)? Noteer dat in de omschrijving en zet het tarief op 0%. Wil je categorieën voor kosten (bijv. vervoer, kantoor, marketing)? Voeg gerust een extra kolom ‘Categorie’ toe of pas de kolomnamen aan. De berekeningen blijven werken.
Onze sheet is gemaakt voor Microsoft Excel (Windows en Mac), bij voorkeur Excel 2019 of Microsoft 365 voor de beste compatibiliteit. In Google Sheets kun je het bestand openen, maar geavanceerde opmaak en grafieken kunnen er anders uitzien. Tip: zet je regionale instellingen op Nederlands (datums en valuta) om misinterpretaties te voorkomen.
Je kunt simpel filteren op datums om maanden of kwartalen te bekijken. Werk je met maandelijkse aangifte? Gebruik dezelfde registratie en filter op maand in BTW Berekening en Overzicht. Wil je meer detail (bijv. projecten)? Voeg een kolom ‘Project’ toe in Inkomsten en Uitgaven en maak in Overzicht een extra draaitabel of grafiek. Wij hebben de basis robuust gemaakt, zodat jij gemakkelijk kunt uitbreiden.
Ja! Al onze spreadsheets zijn 100% gratis. Je kunt ze downloaden, gebruiken en zelfs aanpassen voor je bedrijf of persoonlijk gebruik zonder enige kosten.
Direct downloaden
558+ gebruikers gingen je voor
Geen e-mailadres of registratie vereist