Excel boekhoudprogramma – gratis en praktisch

Boekhouden draait om vertrouwen en controle. Met een excel boekhoudprogramma gratis hou je de regie in eigen hand. Geen verplichte upgrades, geen jaarlijks contract. Gewoon Excel: bekend, flexibel en overal verkrijgbaar. Voor veel ZZP’ers en kleine bedrijven is dat precies wat nodig is. Ons team heeft bewust gekozen voor een minimalistisch maar krachtig ontwerp. Het dashboard toont in één oogopslag je totale inkomsten, uitgaven en winst/verlies. Daarnaast zie je het aantal facturen, hoeveel er nog Onbetaald zijn en het openstaand bedrag. Dat zijn de KPI’s waar je dagelijks op wilt sturen.

Een ander voordeel: data staat lokaal. Dat past bij de AVG en voelt gewoon veilig. Werk je onderweg? Dan kun je de spreadsheet prima in OneDrive of SharePoint zetten en toch de baas blijven over je gegevens. En omdat we uitgaan van standaard Excel-functies (zoals SUM, COUNTIF en SUMIF) is de template snel, transparant en makkelijk te controleren. Geen zwarte doos – als je iets wilt aanpassen, kan dat. Denk aan extra categorieën, een extra kolom voor btw-tarief of een kolom voor vervaldata. Jij bepaalt, wij hebben de basis ijzersterk gemaakt.

BTW is zelden iemands hobby, maar met een helder excel boekhoudprogramma houd je het behapbaar. In Nederland werk je meestal met 21%, 9% of 0%, en soms vrijgesteld. In onze praktijk werkt het goed om in Inkomsten en Uitgaven een kolom ‘BTW %’ en desgewenst ‘BTW-bedrag’ te gebruiken. Zo splits je makkelijk brutobedragen in netto + btw. Vervolgens kun je in Excel simpele draaitabellen of SUMIF’s bouwen per btw-tarief voor je kwartaaloverzicht. Werk je onder de KOR (kleineondernemersregeling)? Dan kun je btw-kolommen overslaan en alleen brutobedragen vastleggen – consistentie is hier belangrijker dan complexiteit.

Onze template is bewust licht gehouden: geen over-engineerde grootboekschema’s, wél een structuur die je btw-rapportage ondersteunt. Tip uit ons team: hou categorieën schoon (bijv. ‘Omzet 21%’, ‘Omzet 9%’, ‘Inkoop 21%’) en laat Excel het rekenwerk doen. Voor je btw-aangifte exporteer je de totalen per periode. Twijfel je? Een belletje met je boekhouder bespaart gedoe. Maar voor 90% van de ZZP’ers geldt: met consistente registratie in Excel en een maandelijkse controle is de aangifte zo gemaakt.

De snelste manier om je cashflow te verbeteren? Zien wat er nog openstaat en daar actie op nemen. In het tabblad Facturen registreer je factuurnummer, klant, bedrag en de Status (‘Betaald’ of ‘Onbetaald’). Ons dashboard telt automatisch hoeveel facturen onbetaald zijn en wat het totaal openstaand bedrag is. Dat is jouw dagelijkse reminder om even te bellen of een vriendelijke herinnering te sturen.

In de praktijk helpt het om naast de status ook de factuurdatum en vervaldatum bij te houden. Wil je dit? Voeg een kolom ‘Vervaldatum’ toe en gebruik voor snelle selectie een filter of kleur je facturen in die ouder zijn dan 30 dagen. Pro-tip van ons team: zet een vaste betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen) in je verkoopvoorwaarden en noteer die in je factuursjabloon. Consistentie = sneller betaald.

Werk je met terugkerende klanten? Maak een simpele draaitabel per klant. Zo zie je in één overzicht wie structureel te laat is en waar je betalingsafspraken kunt verbeteren. Excel is hier goud waard: je hoeft geen dure module voor debiteurenbeheer te kopen. Met een strakke lijst en een consequent proces ben je al 80% onderweg.

De kracht van ons excel boekhoudprogramma gratis zit in de routine. Plan wekelijks 20 minuten: werk je Inkomsten, Uitgaven en Facturen bij. Check het dashboard: klopt je winst/verlies met je gevoel? Staat er iets opvallends bij de Onbetaalde facturen? Bel diezelfde dag nog – momentum werkt. Bewaar de spreadsheet versie-gecontroleerd (bijv. ‘Boekhouding_2026_Q1_v3.xlsx’) en maak een back-up in de cloud of op een externe schijf. Zo ben je AVG-bewust én voorbereid op elk scenario.

Een paar praktische tips die wij in het veld hebben geleerd: houd je categorieën beperkt (8–12 is vaak genoeg), gebruik Excel-filters in plaats van eindeloze tabbladen, en noteer elke zakelijke betaling direct – ook kleine onkosten zoals parkeren of kantoorartikelen. Werk je samen met een boekhouder? Spreek af welke exports hij/zij wil (CSV of XLSX) en lever ieder kwartaal dezelfde structuur aan. Dat scheelt tijd en factuururen.

Tot slot: denk vooruit. Als je groeit, kun je deze template uitbreiden met een kolom voor projectcodes, btw-tarieven, of een extra draaitabel voor maandrapportage. De basis is stevig, en jij houdt de flexibiliteit. Zo hoort boekhouden te zijn.